Área:Escuela de Mejora Continua.


Sistema LEAN en entornos Administrativos y de Servicios.

 

Introducción

La evolución del Sistema Lean (considerado como un sistema en sí mismo y no un mero conjunto de herramientas) ha permitido su aplicación en:

  • Todo tipo de empresas de servicios (Hospitales, Hoteles, Centros Educativos, Organismos Oficiales, etc.).
  • Áreas administrativas de las empresas manufactureras y logísticas: Las áreas administrativas de las empresas productivas también impactan de forma considerable en el precio final del producto manufacturado y en muchas ocasiones las empresas solo se centran en mejorar la parte productiva (y logística) de la compañía, sin considerar el potencial de mejora que existe en otras áreas de la empresa.
  • En las empresas de servicios en las áreas administrativas existen muchas “mudas” o desperdicios que no agregan valor al servicio final:
  • Se producen retrabajos por errores documentales, errores de archivado, gestión de reclamos, esperas.
  • Se producen sobre-procesos por falta de automatización de procesos manuales, excesiva recopilación y preparación de información que nadie utiliza.
  • Se producen exceso de información (transportes), movimientos innecesarios, pérdidas de tiempo buscando información, sobreproducción, etc.…


Toda actividad empresarial y no únicamente los sistemas productivos se pueden estandarizar (definir estándares de sus actividades productivas), medir y controlar (indicadores y cuadros de mando). Y mediante la aplicación del sistema Lean, mejorar esos estándares establecidos de forma continua y sostenible por los propios miembros de la organización.

 

Objetivos del programa

  • Dar a conocer la posibilidad de implantar el Sistema LEAN de mejora de la calidad y la productividad en entornos no industriales.
  • Dotar a los asistentes de los conocimientos, técnicas y herramientas necesarias para aplicar con éxito el LEAN OFFICE en sus organizaciones.

 

Estructura curricular

Plan de Estudio Propuesto:

0.- Introducción

  • Estabilizar
  • Estandarizar
  • Hacerlo visible
  • Mejora continua
  • Arrancar

1.- Organizar por flujo de valor

  • Equipos interfuncionales basados en flujo de valor.
  • Definir roles por flujo de valor dentro de un departamento.
  • Organizar las actividades por individuos por flujo de valor.

2.- Crear trabajo estandarizado para oficinas y servicios

  • Trabajo estandarizado ¿Qué es y cuál es el propósito?.
  • Elementos del trabajo estandarizado.
  • Representación visual del trabajo estandarizado.

3.- Crear flujo en oficinas y servicios

  • Tratamiento de flujo en oficinas y servicios.
  • Combinando actividades.
  • Procesamiento de flujo continuo con roles múltiples.
  • Procesamiento concurrente.
  • Diseñar sistema de flujo para oficinas y servicios.
  • Identificar actividades.
  • Determinar la tasa de demanda.
  • Determinar los requerimientos de recursos.
  • Identificar roles y responsabilidades, incluyendo trabajo estandarizado.
  • Determinar las necesidades de entrenamiento cruzado.
  • Desarrollar técnicas de gestión visual.
  • Resultados típicos.

4.- Crear “Pull” (arrastre) nivelado en oficinas

  • Formularios del sistema “Pull”.
  • Visibilidad de las colas.
  • Establecer límites en las colas.
  • Establecer las reglas de decisión para las colas.
  • Utilizar señales visuales que serán gestionadas por los empleados.
  • Nivelar el sistema.
  • Pasos para la implementar un Sistema “Pull”.
  • Beneficios de un sistema “Pull” para oficinas y servicios.

5.- Establecer gestión visual en oficinas y servicios

  • Tratamiento de la gestión visual
  • Elementos de la gestión visual
  • ¿Cuál es el propósito o la función del área?
  • ¿Qué actividades se realizan en el área?
  • ¿Cómo el personal conoce que debe hacer?
  • ¿Cómo ellos conocen cómo hacerlo?
  • ¿Cómo saben cómo lo están haciendo?
  • Incluir mejoras a la gestión visual

6.- Herramientas Lean para los entornos de oficinas y servicios

  • Organización del lugar de trabajo o 5S.
  • Técnicas anti-error (Mistake proofing).
  • Reducción del tiempo de preparación o transición rápida.

7.- Aplicaciones funcionales de la metodología Lean

  • Ventas y marketing
  • Compras
  • Contabilidad
  • Servicio al cliente
  • Recursos humanos (RRHH)

8.- Liderar la organización Lean

  • Impulsar la mejora continua (PDCA)
  • Mentoring
  • Ir al “Gemba”
  • Medir el rendimiento
  • Reconocimiento

9.- La caja de herramientas de calidad

  • Diagramas de flujo
  • Gráficos de comportamiento o evolución
  • Histogramas
  • Diagramas de Pareto
  • Diagramas causa y Efecto
  • Planes de control
  • Gráficos de control

10.- Formularios

 

Destinatarios

La propuesta se enfoca principalmente a Empresarios, directores generales, gerentes, directivos, responsables de área y profesionales de:

  • Empresas del sector de servicios (Bancos y Seguros, Constructoras, Organizaciones educativas, turismo, servicios financieros, transporte),
  • Entes de la Administración pública de cualquier ámbito de actuación (Municipalidades, Gobiernos Provinciales, Administración pública del Estado, Empresas públicas).
  • Empresas manufactureras que deseen mejorar sus procesos transaccionales (finanzas y administración, compras, atención al cliente, logística, ingeniería, I+D…)

Cualquier otra persona interesada en la materia.

 

Requisitos

No aplica.

 

Evaluación y acreditación

Este programa tendrá una certificación de Aprobación a aquel participante que cumpla los requisitos de aprobación y asistencia al 75 % y Certificado de Asistencia a los alumnos que no alcancen la aprobación del mismo por parte de la Escuela de Mejora Continua (EMC) de la Facultad Regional General Pacheco de la Universidad Tecnológica Nacional (UTN).
La Escuela de Posgrado y la Secretaría de Extensión Universitaria de la Facultad emitirán el Certificado, avalado por resolución de la UTN FRGP.

 

Duración

40 horas de duración.

 

Modalidad

Presencial / A Distancia.